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关于收集2018届普通本科毕业生大学档案材料的通知

【发布时间:2018-05-25 11:17:24】 【阅读次数:

各学院:

根据2018届毕业生离校工作安排,为切实做好2018届毕业生档案材料的归档及转递工作,现将具体事项通知如下:

一、学院负责档案收集及装档

1.学院学生档案管理人员负责将本届毕业生的档案材料以个人为单位进行整理、以班级为单位进行收集。

2.装档时提供装档材料登记表(一式二份,表格形式见附件)。各学院负责的老师全程参与装档过程并签字确认。

3.档案转递信息按规定格式(表格格式见附件)填写。送回档案时,需上报EXCEL电子文本和纸质文本(签字、盖章)各一份。

二、毕业生归档材料

毕业生归档材料包括以下内容:

1.高等学校毕业生登记表。

2.长江大学学生历年成绩总表。

3.党员/入党积极分子材料。

4.体检表。

5.实习鉴定表(师范类)。

6.报到证。

三、毕业生档案材料归档要求

1.归档材料必须是办理完毕的正式材料,要求完整、齐全、真实,文字清楚、对象明确,有形成材料的日期。并注明学生姓名、学号、所在学院、班级和年级。

2.归档材料必须手续完备,凡规定由组织审查盖章的,需有组织盖章。例如:《高等学校毕业生登记表》最后一页有两个位置需盖学院党委公章;《长江大学学生历年成绩总表》需同时盖有学院和长江大学教务处两个公章,成绩总表的文凭发放与学位授予处均是空白的为不合格成绩表。归档材料请各学院仔细检查,如因不仔细检查,造成不合格资料装入档案,引起后果的由各学院自行负责。档案室不单独接收零散成绩表和报到证等材料。

3.归档材料文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

4.学生档案材料的真实、完整、准确归档材料应是原件,特殊情况存入复印件的,应在复印件上注明原件保管单位,并加盖公章。

5.学生档案管理人员对不符合归档要求的档案材料不予接收档案材料。如办理了报到证,未装入档案的;学生历年成绩总表不合格(学校与学院公章未盖)的;高等学校毕业生登记表未盖章的。

四、学生档案室负责学生档案的邮寄

1.邮寄方式为邮政特快专递或自带。

2.考取研究生的毕业生应在2018年6月5日前到学生档案室凭档案商调函办理档案转递手续。

3.签订就业协议书的毕业生,应在其就读学院填写档案去向详细地址,由学生档案室按规定转递档案。

4.未签订就业协议书的毕业生,可选择提供档案去向详细地址或自带档案。自带档案办理时间为2018年7月10日以后。凡自带档案需尽快将档案呈交到档案托管单位托管,学生不可自行拆封和保管档案,否则后果自负。

五、特别说明

1.学院要对学生档案材料的完整、真实、准确负责。学生档案室负责学生档案的接收、管理、邮寄工作。学院和学生档案室之间的接档、归档工作要履行签字确认手续。

2.学院要动员毕业生尽量在毕业离校前办理档案转出手续(转往工作地或户籍所在地),对毕业生毕业两年之后仍未办理档案转出手续的,学校将按照国家规定,直接为毕业生办理相关派遣手续,将其户口及档案迁回入学前户籍所在地人才中心。

 

长江大学学生档案室联系电话:0716-8062061,联系人:何权

 

招生与就业指导处

2018年5月23日

附件1 各学院装档时间安排

附件2 档材料登记表模板

附件3 毕业生档案邮寄地址样表

 

     

 

 附件1   各学院接档时间安排

时间

学院名称

备注

5

23日--6月10日

机械工程学院、化学与环境工程学院、计算机科学学院、电子信息学院、城市建设学院、管理学院、信息与数学学院、体育学院、经济学院、临床医学院、外国语学院、法学院、马列学院、艺术学院、文学院、医学院、物理与光电工程学院、教育学院

各学院开具提档证明材料到学生档案室提取大学档案袋及高中档案

5

27日--6月5日

生命科学学院、动物科学学院、农学院、园艺园林学院

各学院开具提档证明材料到学生档案室提取大学档案袋及高中档案

待定

地球科学学院、地球物理与石油资源学院、石油工程学院、地球环境与水资源学院

 

附件2  装档材料登记表模板

班级:体教11101班

序  号

姓名

学号

毕业生      登记表

毕业生      体检表

成绩单

优秀材料

党员材料

党员积极分子材料

高中材料

报到证

其它材料

1

艾一

201100569

2

常二

201100437

3

陈三

201100397

4

董四

201100491

5

董五

201100528

6

丰六

201100495

7

冯七

201100551

8

登记人(老师)签名:                          联系电话:

注:一式二份,一份为标注毕业生装档材料登记表,一份为空白毕业生装档材料登记表

 

附件3  毕业生档案邮寄地址样表

序号

班级

学号

姓名

档案去向详细地址

邮寄单位名称

收件人电话

邮编

1

体教11101

201100569

艾 一

×省×市×路×号

××

××

××

登记人(老师)签名:                          联系电话:

注:电子文本可发送至档案室邮箱:cjdxdas@163.com

 

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