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关于收集2016届普通本(专)科毕业生大学档案材料的通知

【发布时间:2016-05-25 15:18:16】 【阅读次数:

 

 

各学院:

为规范、准确地做好普通本(专)科毕业生材料归档工作,确保他们顺利离校,请各学院负责档案的老师,将本届毕业生的档案材料以个人为单位进行整理、以班级为单位进行收集。为确保学生档案的真实、完整、准确。现将收集2016届普通本(专)科毕业生大学档案材料的有关事项通知如下:

一、  装档过程由各学院负责的老师具体落实。

二、  毕业生档案材料包括:

高中档案、普通高校毕业生登记表、成绩表、体检表、党员/入党积极分子材料、实习鉴定表(师范类、医学类)、奖励材料、处分材料(由我处统一装档)、报到证。

三、毕业生档案材料归档具体要求

1.归档材料必须是办理完毕的正式材料,要求完整、齐全、真实,文字清楚、对象明确,有形成材料的日期。并注明学生姓名、学号、所在学院、班级和年级;

2.归档材料必须手续完备,凡规定由组织审查盖章的,需有组织盖章;

3.归档材料文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写;

4.归档材料应是原件,特殊情况存入复印件的,应在复印件上注明原件保管单位,并加盖公章;

5.学生档案管理人员对不符合归档要求的档案材料,有权拒收或退还归档学院;

四、各学院送回档案时须提交

填写好的2016年各学院档案材料信息表的电子文本和纸质文本各一份,电子文本,发送至档案室邮箱:cjdxdas@.163.com

2  2016年开始档案室不再对各院送回的材料进行核对,如毕业生档案材料出现问题由各学院负责,档案室只负责档案的管理和邮寄。

五、  档案转递信息相关按规定。

1.接上级文件精神,201561起,高校毕业生档案不走机要通道,自61起所有毕业生档案一律走邮政EMS,特殊情况须自带档案的到档案室办理。

2.考研学生需在201565前,到学生档案室递交档案调函,填写相关信息备案以便及时寄出档案。

3.签订了就业协议书的毕业生,可向就业单位问询档案能否自带,如可自带,按自带程序前来学生档案室办理档案;如就业单位不接收档案自带的学生可向所在院校填写档案去向地址。

4.未签订就业协议的毕业生,档案可按自带档案程序前来学生档案室办理档案。

5.20166.10----20167.1是学生档案室处理大批量档案时间,此时间内暂不处理学生自带档案。

6.学生自带档案需尽快将档案交到档案托管单位托管,学生不可自行拆封和保管档案,否则后果自负。

六、   各学院需告知毕业生在离校半年内查询自己的档案去向。

七、   如有特殊情况,请速与学生档案室协商。

联系电话:0716-8062061 ,联系人:何权老师

特此通知!

附件一  各学院提取高中及大学档案袋的时间安排

附件二  各学院装完档案送回档案室的时间安排

附件三  学院档案材料信息表

                                                                                                                                                                           

                                                                招生与就业指导处 

                                                 2016年5月23日

 

           附件一   各学院提取高中及大学档案袋的时间安排

时间

学院名称

2016.05.26

下午14:00-17:00

机械工程学院、化学与环境工程学院、计算机科学学院、电子信息学院、城市建设学院、管理学院、信息与数学学院、体育学院、经济学院、临床医学院、外国语学院

2016.05.27

上午8:00-11:30

文学院、医学院、物理与光电工程学院外国语学院、法学院、马列学院、艺术学院、教育学院、生命科学学院、动物科学学院、农学院、园艺园林学院

待定

地球科学学院、地球物理与石油资源学院、石油工程学院、地球环境与水资源学院。

           附件二   各学院装完档案送回档案室的时间安排

时间

学院名称

2016.06.10

 

机械工程学院、化学与环境工程学院、计算机科学学院、电子信息学院、城市建设学院、管理学院、信息与数学学院、体育学院、经济学院、临床医学院、外国语学院、

2016.06.12

 

文学院、医学院、物理与光电工程学院、法学院、马列学院、艺术学院、教育学院、生命科学学院、动物科学学院、农学院、园艺园林学院

 

2016年各学院档案材料信息表.xls

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