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关于收集2014届普通本(专)科毕业生大学档案材料的通知

【发布时间:2016-03-18 14:19:21】 【阅读次数:

为了规范、准确地做好毕业生材料归档工作,确保他们顺利离校,请各院(系)指派专门老师负责,将本届毕业生的档案材料以个人为单位进行整理、以班级为单位进行收集。所有档案材料收集齐全后,按规定的时间到档案室装档,(装档时间安排见附件一),确保学生档案的真实、完整、准确。现将收集2014届普通本(专)科毕业生大学档案材料的有关事项通知如下:

一、院系装档时提供进档材料登记表(一式二份,表格形式见附件二)。装档过程由各院(系)指派老师全程参与。

二、毕业生档案材料包括:普通高校毕业生登记表、成绩表、党员/入党积极分子材料、体检表、实习鉴定表(师范类)、奖励材料、处分材料(由我处统一装档)、报到证。

三、毕业生档案材料归档具体要求

1.归档材料必须是办理完毕的正式材料,要求完整、齐全、真实,文字清楚、对象明确,有形成材料的日期。并注明学生姓名、学号、所在院(系)、班级和年级;
2.归档材料必须手续完备,凡规定由组织审查盖章的,需有组织盖章;
3.归档材料文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写;
4.归档材料应是原件,特殊情况存入复印件的,应在复印件上注明原件保管单位,并加盖公章;
5.学生档案管理人员对不符合归档要求的档案材料,有权拒收或退还归档院(系),并限期改正后归档;

四、档案转递信息按附件三填写,以EXCEL电子文本的形式上报。档案转递地址必须是县团级及以上单位所在地。

五、各院(系)告知毕业生一定要在离校半年之内查询自己的档案去向。

六、如有特殊情况,请速与学生档案室协商,联系电话:0716-8062061,联系人:何权老师

附件一、院系装档时间安排.doc

附件二、进档材料登记表模板.doc

附件三、毕业生档案邮寄详情.xls


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