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关于收集2017届普通本(专)科毕业生大学档案材料的通知

【发布时间:2017-06-01 17:42:41】 【阅读次数:

各学院

按照学校2017届毕业生离校工作安排,为规范、准确地做好毕业生档案材料归档工作,确保学生顺利离校,请各学院学生档案管理专职人员,负责将本届毕业生的档案材料以个人为单位进行整理、以班级为单位进行收集。所有学生档案材料必须真实、完整、准确,并按规定的时间进行装档(装档时间安排见附件一)。现就收集2017届普通本(专)科毕业生大学档案材料的有关事项通知如下:

一、学院装档时提供档材料登记表(一式二份,表格形式见附件二)。装档过程各学院负责的老师全程参与并签字确认。

二、毕业生档案材料包括:高等学校毕业生登记表、长江大学学生历年成绩总表、党员/入党积极分子材料、体检表、实习鉴定表(师范类)、报到证。

三、毕业生档案材料归档具体要求

1.归档材料必须是办理完毕的正式材料,要求完整、齐全、真实,文字清楚、对象明确,有形成材料的日期。并注明学生姓名、学号、所在学院、班级和年级。

2.归档材料必须手续完备,凡规定由组织审查盖章的,需有组织盖章;例如:《高等学校毕业生登记表》最后一页学院党委公章二处,〈长江大学学生历年成绩总表〉需有学院和长江大学教务处公章二处,文凭发放与学位授予均是空白为不合格成绩表,不合格资料请各学院认真考虑是否装入档案,如果不仔细检查装入档案,引起后果由各学院自行负责。不单独接收零散成绩表和报到证等材料。

3.归档材料文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

4.归档材料应是原件,特殊情况存入复印件的,应在复印件上注明原件保管单位,并加盖公章。

5.学生档案管理人员对不符合归档要求的档案材料,有权拒收或退还归档学院,并限期改正后归档。

    四、档案转递信息按规定格式(表格格式见附件三)填写。送回档案时,需上报EXCEL电子文本和纸质文本(签字、盖章)各一份。

    五、特别说明

     1.接上级文件精神,2015年6月1日起,高校毕业生档案不再走机要通道,一律走特快专递或自带。

     2.考取研究生的毕业生应在2017年6月5日前到学生档案室凭档案商调函办理档案转递手续。

     3.签订就业协议书的毕业生,应在其就读学院填写档案去向详细地址,由学生档案室按规定转递档案。

     4.未签订就业协议书的毕业生,可选择提供档案去向详细地址或自带档案。自带档案办理时间为2017年7月10日以后。凡自带档案需尽快将档案呈交到档案托管单位托管,学生不可自行拆封和保管档案,否则后果自负。

    5.毕业生应在离校半年内查询自己的档案去向。对于半年内未进行处理的毕业生档案,学校将档案转至湖北省荆州市人事局托管。

2017年归档特别说明:档案室只接收档案材料完备的学生档案,如办理了报到证,未装入档案的;长江大学学生历年成绩总表不合格的;高等学校毕业生登记表未盖章的;一律不接收,如各学院不按此执行,后果自负。档案室只负责接收档案,管理档案,邮寄档案,不负责核查档案材料


   长江大学学生档案室联系电话:0716-8062061 ,联系人:何权

   特此通知

   附件1 各学院装档时间安排

   附件2 档材料登记表模板

   附件3 毕业生档案邮寄地址样表

 

     

                                    招生与就业指导处 

                                 2017年5月31日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                         

附件1   各学院装档时间安排

时间

学院名称

备注

6

1--15

机械工程学院、化学与环境工程学院、计算机科学学院、电子信息学院、城市建设学院、管理学院、信息与数学学院、体育学院、经济学院、临床医学院、外国语学院、法学院、马列学院、艺术学院、文学院、医学院、物理与光电工程学院、教育学院

各学院开具提档证明材料到学生档案室提取大学档案袋及高中档案

6

2--5

生命科学学院、动物科学学院、农学院、园艺园林学院

各学院开具提档证明材料到学生档案室提取大学档案袋及高中档案

待定

地球科学学院、地球物理与石油资源学院、石油工程学院、地球环境与水资源学院


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件2  装档材料登记表模板

班级:体教11101班

序  号

姓名

学号

毕业生      登记表

毕业生      体检表

成绩单

优秀材料

党员材料

党员积极分子材料

高中材料

报到证

其它材料

1

艾一

201100569


2

常二

201100437










3

陈三

201100397










4

董四

201100491










5

董五

201100528










6

丰六

201100495










7

冯七

201100551










8












9












登记人(老师)签名:                          联系电话:

注:一式二份,一份为标注毕业生装档材料登记表,一份为空白毕业生装档材料登记表

 

附件3  毕业生档案邮寄地址样表

序号

班级

学号

姓名

档案去向详细地址

邮寄单位名称

收件人电话

邮编

1

体教11101

201100569

艾 一

×省×市×路×号

××

××

××

















登记人(老师)签名:                          联系电话:

注:电子文本可发送至档案室邮箱:cjdxdas@.163.com

 


可供下载的附件

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