各教学院（系） ：
        为了做好毕业生材料归档工作，确保他们顺利离校，根据《长江大学学生档案管理暂行办法》的规定，现将 2008届普通本（专）科毕业生大学档案材料的收集、装档等有关事项通知如下：
        一、归档范围：
        1．长江大学学生历年成绩总表；
        2．高等学校毕业生登记表；
        3．高等学校毕业生体检表；
        4．党、团组织材料；
        5．校级以上的奖励材料；
        6．处分材料；
        7．学籍异动材料；
        8．高等学校毕业生实习材料（师范类）；
        9．高等学校毕业生报到证；
       10．其它有价值的材料。
        二、归档要求：
        1．归档材料必须是办理完毕的正式材料，要求完整、齐全、真实，文字清楚、对象明确，有形成材料的日期，并注明学生姓名、学号、所在院（系）、班级和年级；
        2．归档材料必须手续完备，凡规定由组织审查盖章的，需有组织盖章；
        3．归档材料文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写；
        4．归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章；
        5．学生档案管理人员对不符合归档要求的档案材料，有权拒收或退还归档院（系），并限期改正后归档；
        6．就业指导服务中心提供就业毕业生档案转递地址（县级以上单位地址或单位名称、邮政编码）应详细准确，确保档案转递有序，不会遗失；
        7．院（系）应高度重视，指派专门老师负责，将本届毕业生的档案材料以个人为单位进行整理、以班级为单位进行收集。所有档案材料收集齐全后，统一按规定的时间到档案室装档，确保学生档案的真实、完整、准确。
      三、毕业生应在离校后半年之内在档案转递目的单位查询自己的档案。